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                      當前位置:方案 > 保險行業解決方案

                      社會保險業務檔案管理隨著經濟社會的發展而逐漸變的規范化,尤其是計算機技術的發展,給社會保險業務檔案管理帶來了變革,使檔案管理工作實現了無紙化辦公。工作人員通過計算機將企業員工的檔案信息、基本情況、工作經歷、成長經歷等一一記載。信息化是社會保險業務檔案管理現代化的內在要求,實現社會保險業務檔案管理信息化是必須的途徑。隨著辦公自動化、信息化應用技術的發展普及,我們的保險檔案管理工作在計算機、打印機、掃描儀、復印機、檔案管理軟件、管理數據庫等應用技術方面均取得了長足發展。

                      (1)保險檔案的整理、立卷應以保證各種文件、單證的系統、完整、真實和保持歷史聯系為原則。

                      卷根據案情性質,案情繁簡程度和文件的多寡,可一案一卷或一案數卷。案卷厚度一般不過二厘米。

                      (2)承保單證、賠案等均由業務經辦人立卷,按期歸檔。

                      (3)不同年度的文件一般不得放在一起立卷。當年結案的賠(給)付案卷歸入所屬的業務年度,跨年度的賠案歸入結案時業務年度。

                      (4)保險檔案的卷內排列順序

                      承保單證按照承保工作程序依次排列; 賠案(給)付案卷內的排列原則是:有批復的案件,批復放在卷首; 非訴訟案件的結論、決定等放在卷首;訴訟案件判決性材料放在卷首。卷內其它文件的排列順序按照理賠工作程序依次排列。

                      (5)各類賠(給)付案卷要認真填寫卷內目錄和備考表。并逐頁編寫文件所在頁號,卷內目錄應填寫齊全,字跡工整。

                      (6)卷內目錄的填寫:

                      ①順序號:按卷內實有文件、單證的排列順序填寫;

                      ②文號:按卷內文件制發機關的發文字號填寫;

                      ③責任者:按卷內材料形成單位的名稱填寫;有的材料如有幾個“責任者”可只填寫一個主要單位;

                      ④標題:按卷內文件材料的標題填寫;

                      ⑤日期:按卷內文件材料的形成時間填寫;

                      ⑥文件所在頁號:按卷內文件材料所在頁號填寫。若干張單據粘貼在一張粘貼單上時,每張粘貼單按一頁編號;但粘貼單中附貼幾張單據,應在目錄“備注”欄內注明。

                      ⑦備考:填寫卷內文件需說明的事項。

                      (7)案卷裝訂 案卷原則上采用三孔一線的方法裝訂。永久、長期賠案卷內需要附貼的單證、照片等應粘貼在統一規格的附紙上,案卷所附單證尺寸大的應折疊整齊。在裝訂線外有文件內容時。要加寬邊。裝訂前要去除金屬物,使案卷保持結實、整齊、方便利用。

                      (8)業務賠案卷皮的外形尺寸,按照國家技術監督局發布的《文書檔案案卷格式》中所訂標準執行。卷皮可使用軟卷皮,也可使用硬卷皮使用軟卷皮必須裝盒。

                            單證的卷皮封面應寫明下列項目:全宗名稱、機構名稱、案卷標題、類別、險種、年度、保單起止號、保管期限、檔號。

                            卷封面應寫明下列項目:全宗名稱、機構名稱、案卷標題、類別、險種、出險時間、結案時間、保管期限、歸檔號、檔號。

                      (9)保險賠案的分類采用年度——機構(險種)。

                      (10)保險檔案的利用工作既要積極主動,又必須堅持一定的制度和手續。調閱保險檔案要填寫調閱登記簿和利用檔案效果登記簿。

                      (11)根據《中國人民保險公司檔案保管期限表》的規定,確定保險檔案的保存期限。超過保存期限時,應由檔案部門會同主管業務部門共同進行再次鑒定。確屬失去保存價值的保險檔案要登記造冊,填具保險檔案銷毀清單,經檔案部門和業務主管部門的領導審核并報公司領導批準后方可銷毀。

                       

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