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檔案掃描規范操作流程與標準
檔案掃描規范操作流程與標準
前期的文件掃描準備工作完成后，就可以開始操作，具體的操作程序和標準要明確。
作業流程與標準統一了掃描作業各環節的操作方法，以方便掃描人員在具體操作時能有條不紊地進行，以防無效作業發生，造成人力物力資源的浪費。
1、要把掃描工作的每一個環節都弄清楚，避免在出現問題時相互扯皮，以及責任不清造成管理混亂等等。
2、規范掃描作業的操作流程，保證各環節工作之間的有效聯系；例如，掃描人員從倉庫取文件要執行嚴格的借閱程序，掃描數據的掃描程序等。
3、掃描數據質量標準的統一，如掃描數據信息的存儲格式、分辨率等對圖像質量參數的要求。與此同時，應該提高。
4、強化掃描人員對工作流程和標準的培訓和溝通，確保其熟練的操作流程，熟悉相關標準要求。
檔案掃描工作的前期處理
文件歸檔一般采用“三點一線”的方式，縫好后放入案卷箱。為了提高掃描文件的速度和保證掃描質量，通常是把文件拆開，這樣就可以在高速掃描時就可以被掃描了。
剪裁時，要注意防止刀片劃傷等其它因素引起的損傷。要保證速度，要保證掃描速度，一般是一卷一卷地拆開一卷，這樣就不會因分開而產生混亂或丟失；也可以由兩個人組成一個小組，分工合作，一個負責拆卷。
與此同時，在前期的處理過程中，也要對檔案整理的規范性進行檢查，如：文件名對應目錄、檔號填準、件內頁數標注正確等等，這些錯誤現象在工作中非常普遍。
